Tietosuojaseloste

Marjatta ja Eino Kollin säätiön apurahanhakija- ja apurahansaajarekisteri

Rekisterinpitäjä

Marjatta ja Eino Kollin säätiö
Torikatu 3 A 9
15110 Lahti

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Leena Jäske, puh. 040 847 1077
leena.jaske@kollinsaatio.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on Marjatta ja Eino Kollin säätiön apurahahakemusten ja myönnettyjen apurahojen käsittely seuraavasti

  • apurahahakemusten valmistelu säätiön päätöksentekoa varten
  • hallituksen päätöksenteko
  • myönnettyjen apurahojen maksamiseen ja käytön valvontaan liittyvät tietotarpeet sekä lakisääteiset ilmoitusmenettelyt.

Käsittelemme henkilötietoja sopimuksen sekä oikeutetun etumme perusteella.

Tietoja säilytetään rahoitusta saaneen hankkeen jatkumisen ajan sekä sen jälkeen siihen asti, kunnes tiedot eivät enää ole rekisterinpitäjän toiminnan ja hankkeen arvioinnin kannalta tarpeellisia.

Rekisterin tietosisältö

Apurahanhakijan nimi, syntymäaika, yhteystiedot, koulutustausta ja työkokemus, työ- tai opiskelupaikka, mahdollisen työryhmän jäsenten nimet, haetun apurahan tarkoitus, summa, hakemis- ja työskentelyaika sekä muut hakijan antamat tiedot ja liitteet.

Myönnetyistä apurahoista lisäksi apurahan saajan antamat tiedot: henkilötunnus, pankkiyhteys, apurahan käyttöön liittyvät tiedot ja apurahan saajan selvitys apurahan käytöstä.

Apurahojen maksamiseen liittyen rekisteriin voi kertyä tietoja yhteydenpidosta verohallintoon ja Maatalousyrittäjien eläkelaitokseen.

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin tiedot saamme pääsääntöisesti apurahanhakijalta itseltään apurahan hakumenettelyn sekä raportoinnin yhteydessä.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Säätiö luovuttaa rekisteristä tietoja lakisääteisten velvoitteiden perusteella. Vuosittain ilmoitetaan Maatalousyrittäjien eläkelaitokselle niistä apurahoista, joiden ilmoitusvelvollisuudesta säädetään maatalousyrittäjän eläkelaissa.  Verottajalle ilmoitetaan vuosittain verohallinnon ohjeistuksen mukaisista apurahoista.

Apurahahakemuksia käsittelevät Marjatta ja Eino Kollin säätiön hallitus, säätiön henkilöstö sekä ulkopuoliset arvioitsijat.

Rekisterin tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin tietoja saavat käsitellä vain siihen oikeutetut henkilöt.

Yhteys verkkopalveluun on suojattu SSL-tekniikalla. Annetuista tiedoista palvelimelle syntyvään henkilötietorekisteriin on pääsy vain nimetyillä ylläpitäjillä, säätiön hallituksen jäsenillä, toimihenkilöillä ja asiantuntijoilla ja pääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan antamista.

Henkilötietojen käsittelijöiden kanssa säätiö on tehnyt sopimuksen henkilötietojen käsittelystä ja heitä sitoo vaitiolovelvollisuus.

Manuaalinen arkisto säilytetään lukituissa ja teknisesti pääsyvalvotuissa tiloissa.

Oikeus saada tietoja henkilötietojen käsittelystä, tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisteröidyllä on oikeus saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä ja käsittelyn tarkoituksesta, tarkistaa itseään koskevat tiedot, oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua sekä oikeus tietyin edellytyksin saada henkilötietonsa poistetuiksi.  Tarkistuspyyntö tulee lähettää säätiölle kirjallisesti. Tarvittaessa pyynnön esittäjää voidaan vaatia todistamaan henkilöllisyytensä.

Rekisteröidyllä on myös oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä tietyissä tilanteissa siltä osin, kuin käsittelylle ei ole olemassa sellaista huomattavaa ja perusteltua syytä, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai käsittely ei ole tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Pyrimme jatkuvasti kehittämään toimintaamme ja siksi pidätämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä tällä sivulla. Saatamme tehdä päivityksiä myös lainsäädännön muuttuessa.